Dropbox o Google drive ¿cual te puede interesa más?

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Los servicios de almacenamiento en la Nube

Una de las grandes ventajas de Internet es la posibilidad de poder tener la información que quieras, accesible desde cualquier parte del mundo. Los llamados “almacenamientos en la Nube” son aquellos programas que te permiten guardar archivos online (fotografías, documentos, música, vídeos…) para tenerlos disponibles en cualquier momento y lugar.

¿Cómo funcionan Dropbox y Google Drive?

Las ventajas de Dropbox y Google Drive.

Tanto Dropbox como Google Drive son aplicaciones que te permitirán:

  • Almacenar archivos en Internet y tenerlos siempre disponibles en tu cuenta.
  • Sincronizar una carpeta de tu ordenador y/o una aplicación en el móvil para que lo puedas usar como una carpeta corriente. Y sí, aunque seguro conocías esa función en Dropbox, también existe para Google Drive.
  • Compartir con otras personas archivos o carpetas específicas, ya sea a través de un link donde puedan descargarse los archivos, o a través de una carpeta sincronizada con la otra persona para que siempre tengáis los mismos documentos (por ejemplo… tus clientes!).
  • Mejorar la gestión de documentos de tu negocio y acabar con las enormes cantidades de emails con adjuntos de la Versión 1 a la 25 del documento X (que luego son muy difíciles de encontrar). Dejarás esos documentos en una carpeta sincronizada para todos los miembros del equipo, de manera perfectamente ordenada.

Principales diferencias entre Dropbox y Google Drive.

Dropbox y Google Drive se diferencian principalmente en cuatro puntos:

DIFERENCIA 1: EL ESPACIO DE ALMACENAMIENTO

Dropbox te ofrece un plan gratuito de 2 GB de espacio para tus archivos, aunque puedes ampliar un poco si realizas actividades como realizar la introducción a Dropbox (ver el tutorial, subir un archivo, instalarlo en tu ordenador … (+250 MB)) o invitar a tus amigos (+500 MB por cada amigo que instale Dropbox)).

Google Drive tiene más espacio en su plan gratuito: 15 GB en total. Pero ¡ojo!, este espacio es, en realidad, el general de tu cuenta de Google, con lo que también cuenta lo que ocupan tus fotos de Google + y tus correos de Gmail.

Eso sí, incluso con este “problema” el espacio que ofrece Google Drive es muy superior y te ayudará a olvidarte de “tener que invitar amigos” para conseguir más capacidad.

DIFERENCIA 2: POSIBILIDAD DE TRABAJAR VARIOS USUARIOS SOBRE EL MISMO DOCUMENTO

Dropbox vs Google Drive Google Docs Lean LibelulaEste punto es para mí, el que hace destacar claramente Google Drive sobre Dropbox.

Aparte de los archivos habituales que se pueden compartir y que funcionan de manera idéntica en ambos programas, en Google Drive existen unos documentos especiales, los Google Docs.

Éstos son parecidos a los de Microsoft Office ( Documento de texto de Google sería el equivalente de Word, Hoja de Calculo de Google sería el equivalente a Excel…), con la diferencia de que puede haber varias personas trabajando sobre él al mismo tiempo.

¿Qué ventajas tiene poder trabajar sobre un mismo archivo?

Si ya acabamos con los adjuntos en los emails, ahora podemos acabar con los problemas de

No puedo hacer mi parte del documento hasta que mi compañero me pase su versión”

“Hemos estado trabajando en tres documentos diferentes y ahora hay que hacer un trabajo de integración

“Empezamos el documento por separado para adelantar cosas, y al final hemos hecho trabajo por duplicado porque no sabía lo que mi compañero había avanzado”

Con Google Drive y sus Google Docs, podrás hacer divisiones claras del trabajo con otras personas, verás lo que ellos llevan hecho para no solaparte y tendrás la posibilidad de revisar en tiempo real si van por buen camino.

Y por supuesto dejarás de tener versiones de Informes tipo “Version 7.C Bueno 3- Definitivo- Para entrega”…

Dropbox vs Google Drive Lean Libelula

¿En Dropbox no podemos escribir en los mismos documentos?

¡No! Al menos, no al mismo tiempo. Tendrás que coordinarte con tus compañeros para que uno cierre el documento con los cambios guardados y luego la otra persona lo abra. Al final, vais a tener que seguir recurriendo al sistema de varios documentos, con distintas versiones.

¿Que pasaría si editarais el mismo documento al mismo tiempo en Dropbox? Una de dos: O bien uno “sobrescribe” al otro y perdéis los cambios, o bien se crea una “Copia en Conflicto” y tendréis dos versiones del mismo documento que tendréis que integrar.

 

DIFERENCIA 3: TRABAJO ONLINE Y OFFLINE.

La sincronización de carpetas en tu ordenador o móvil te permite editar los archivos mientras no tienes conexión a Internet. En el momento en que volvieras a tenerla, Dropbox y Google Drive analizarían los cambios y los aplicarían a tus archivos en la Nube.

Esto sucede con todas acciones ( eliminar, editar, añadir…) y con todos los tipos de archivos para los dos programas, excepto con los Google Docs de Google Drive. Para editar estos documentos es indispensable tener conexión a Internet, con lo que trabajar offline no es una opción. ( NOTA de actualización: Google ha mejorado este aspecto y ahora sí que se puede!)

 No hay que confundir un archivo de Google con uno de Office. Por eso, no basta poner un archivo de Excel en tu carpeta de Google Drive para que se “convierta” en una hoja de calculo de Google. Es necesario crear un documento de Google para tener las opciones correspondientes.

 

DIFERENCIA 4: FORMAS DE COMPARTIR ARCHIVOS Y PERMISOS DE ADMINISTRADOR.

Cuando compartes una carpeta o un archivo, te conviertes automáticamente en el “propietario o administrador” de estos. Esto significa que siempre tendrás la posibilidad de realizar más acciones que los demás, para controlar lo que se ha compartido.

Las formas más habituales de compartir un archivo son:

  1. A través de un link, para que los demás puedan descargárselo. Esto en realidad es como enviar un adjunto a través de un email, pues la persona se lo podrá descargar pero los cambios no se sincronizarán con tu archivo original.
  2. A través de una carpeta compartida, donde todo lo que pongas estará compartido con la otra persona y se sincronizaran los cambios de ambos.

Esto se puede hacer tanto en Dropbox como en Google Drive.

Con los Google Docs tenemos más opciones que están pensadas para facilitar el trabajo colaborativo. Por ejemplo, en cada documento que compartamos podemos elegir si la persona puede editarlo, verlo, o comentarlo, de forma que podemos controlar mejor los cambios en los archivos.

En las carpetas sincronizadas debemos cuidar quién tiene acceso a los archivos y qué cambios se han hecho, pues si alguien elimina algo, este cambio afecta a todos los usuarios. Por suerte, existen formas de ver quién ha realizado las modificaciones y deshacer cambios tanto enDropbox como Google Drive.

 

 ¿Cómo crear tu cuenta de Dropbox y de Google Drive?

Puedes crear tu cuenta de Dropbox en https://db.tt/6scI2NfS . Te llevará menos de un minuto crearla: sólo necesitas tu nombre y correo asociado.

Para crear tu cuenta de Google Drive es posible que no tengas que hacer nada. ¿Por qué? Porque si tienes una cuenta de Gmail, en realidad, ya tienes Google Drive.

En cualquier caso, para acceder sigue estos pasos:

  1. Entra en Gmail e inicia sesión o crea un cuenta.
  2. Una vez iniciada la sesión, entra en Google Drive y podrás ver tus documentos. Igual te sorprendes de que tengas algunos, pero como Gmail te da la posibilidad de guardar tus archivos adjuntos en Google Drive, es posible que alguna vez le hayas dado sin querer.

 

¿Para qué te recomiendo usar Dropbox y para qué Google Drive?

Después de probar las dos aplicaciones, llegué a la siguiente conclusión: realmente todo lo que se puede hacer en Dropbox se puede hacer en Google Drive. Y si además tiene mas espacio, ¿por qué usar Dropbox?

Mi respuesta es que, a pesar de todo, Dropbox sigue siendo la aplicación de almacenamiento en la Nube más popular, y que mejor sabe utilizar la gente, probablemente porque es mas sencilla.

De esta forma te recomiendo usar Dropbox para compartir documentos no editables ( pdfs, imagenes, ebooks, versiones definitivas de documentos…. ) con otras personas y sobretodo, si tu cliente es “antitecnológico”. Con esto, limitarás el uso de Dropbox (que tiene menos espacio que Google Drive) y evitarás el riesgo de sobreescribir documentos. Y seguirás usando la aplicación más extendida para compartir archivos.

Utiliza Google Drive y sus Google Docs, para documentos en los que haya varias personas que tengan que editar y para documentos de seguimiento, que se actualizan cada semana o cada mes, y que nunca están “cerrados”.

Es cierto que si pasas a programas de edición avanzada (Photoshop, Programas de edición de vídeo…) no tienen un equivalente en Google Drive y no podréis trabajar varios a la vez. En este caso te da igual guardarlos en un lugar o en otro. Por suerte cada vez Google hace más acuerdos con desarrolladores software y añade mas aplicaciones para Google Drive. Tiempo al tiempo.

Dropbox vs Google Drive: Tabla resumen.

Aquí te dejo una tabla resumen que te ayudará a reagrupar todas las características de las dos aplicaciones.

Dropbox vs Google Drive Comparativa Lean Libelula

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